Con Webdokument usted cuenta con una solución corporativa para el almacenamiento y gestión de sus documentos que le brinda la posibilidad de manejar de manera electrónica y segura sus documentos facilitando la consulta de los mismos en cualquier momento.

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Consulta inmediata y fácil de los documentos cuando los necesita

No importa cuantos datos y documentos se tengan en su compañía, lo importante es que tan rápido se puedan encontrar y consultar para ser utilizados en el momento apropiado.

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Mayor seguridad en el control de acceso a los documentos almacenados

Solo los usuarios autorizados tendrán acceso a la documentación, de acuerdo a las funciones y rol que desempeñen en la compañía.

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Mayor productividad

Los empleados de su compañía necesitan diariamente consultar documentos importantes para tomar decisiones y responder rápidamente a los requerimientos de su negocio.

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Completa trazabilidad del documento

Completa auditoria sobre los documentos que permite conocer en que momento y por quien fue creado, consultado, impreso, etc.

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Las organizaciones no pueden dejar la información crítica del negocio en documentos de papel puesto que estos generan altos costos de almacenamiento, son difíciles de transportar, encontrar, consultar y compartir. No importa cuántos datos y documentos se tengan en su compañía, lo importante es que tan rápido se puedan encontrar y consultar para ser utilizados en el momento apropiado.

Con Webdokument usted cuenta con una solución corporativa para el almacenamiento y gestión de sus documentos que le brinda la posibilidad de manejar de manera electrónica y segura sus documentos facilitando la consulta de los mismos en cualquier momento.

Consulta fácil y rápida de los documentos

Consulte rápidamente y de forma segura sus documentos usando el navegador convencional a cualquier hora del día ya sea en su intranet o a través de Internet. Webdokument brinda facilidades de búsqueda para recuperar el documento deseado por atributos, por contenido, uso de comodines o búsqueda combinada.

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Almacenamiento virtual ilimitado de cualquier tipo de contenido digital

Almacenamiento virtual ilimitado a nivel corporativo de cualquier tipo de contenido electrónico ya se trate de archivos de imagen, pdf, así como archivos de vídeo, audio, etc.

Webdokument permite el diseño flexible de las bases documentales de forma que se ajustes a las necesidades, permitiendo definir la estructura jerárquica, integridad referencial y atributos que identifican a cada documento.

Una mejor experiencia de visualización y gestión con los documentos

Una vez abierto el documento deseado el visor de documentos nos permite de forma sencilla realizar acercamiento o zoom, ajustar al ancho, ajustar al alto y rotar el documento.

Los usuarios autorizados podrán crear una nueva versión del documento si es el caso y podrán imprimir el documento, exportarlo en formato original o formato pdf y enviar el documento por correo electrónico. Todo esto des de la misma interfaz de usuario de Webdokument de forma amigable e intuitiva.

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Facilidad para la captura y catalogación de los documentos

El sistema cuenta con el módulo de escaneo web que permite la captura y almacenamiento rápido de las imágenes de los documentos.  Adicionalmente, permite la carga y almacenamiento de archivos digitales existentes.

Una vez digitalizado o cargado el documento, Webdokument permite su catalogación para lo cual es posible la definición de un número ilimitado de campos de identificación y búsqueda tipo texto, numéricos, fecha, lista de selección, forms, campos de chequeo, etc. Cada documento se cataloga con información relevante de tal manera que sea fácilmente ubicado por las personas que lo requieren. Una vez catalogado el documento es posible la generación de código de barras que facilita la búsqueda y recuperación posterior.

Seguridad ante todo

Webdokument le brinda seguridad en el almacenamiento de sus documentos de tal manera que únicamente las personas autorizadas tendrán acceso a la documentación crítica de su compañía.

El sistema permite el control de los usuarios que pueden consultar la documentación, quienes pueden crear nuevos documentos, crear nuevas versiones, imprimir, exportar o enviar por email. Todo esto de forma rápida y fácil mediante el uso de grupos de usuarios y privilegios, de forma que una vez ingresa un nuevo usuario a la compañía basta con asignarle el perfil correspondiente de acuerdo al cargo y funciones que desempeña, y una vez se quiere deshabilitar el usuario basta con revocar los perfiles de forma que ya no tendrá acceso al sistema ni a ningún documento.

Trazabilidad

Webdokument permite una completa trazabilidad del documento permitiendo conocer en qué momento fue creado un documento, cuando fue consultado, cuando se generó una nueva versión, cuando se imprimió, etc.

Por cada acción realizada por los usuarios webdokumen guarda un registro de auditoria incluyendo que usuario realiza la acción, en que fecha, a que hora, desde que dirección ip, así como los detalles de la acción realizada.

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Control de versiones

Activa el control de versiones del software de gestión documental para tener un control de las múltiples versiones de un documento, de tal manera que se lleve el control de las liberaciones realizadas y cual versión está  vigente, así como los detalles de cada una de las versiones publicadas como cuando fue publicada, por quien, etc.

Flujos de documentos, trámites electrónicos y BPM

Webdokument junto con Prodygytek Business Process Manager permiten la definición y control de un número ilimitado de flujos documentales de la compañía y de trámites electrónicos de forma que una vez es recibido un documento de un tipo específico se inicie un proceso ya sea administrativo, operativo o de negocio como flujo de correspondencia recibida, correspondencia enviada, cuentas por pagar, contratación de personal, PQR, etc.

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Reportes, estadísticas  e índices de gestión

Genere reportes acerca de la documentación almacenada así como sobre la gestión de los usuarios, auditoria y productividad. El sistema cuenta con reportes predefinidos para cada base documental y también permite la parametrización de nuevos reportes de acuerdo a las necesidades como: Trazabilidad de un documento, seguimiento a la gestión de usuarios, páginas digitalizadas por rango de tiempo, páginas consultadas, etc.  Estos reportes se pueden exportar a Excel, Word y PDF.

Dentro de los beneficios más importantes tenemos:

• Chek In/Out de documentos.

• Documentos disponibles cuando se necesitan.

• Información centralizada y segura.

• Mayor productividad.

• Mayor control en los procesos.

• Generación de estadísticas.

• Reducción de costos por manejo de papel e impresión.

• Acceso simultáneo al mismo documento por diferentes funcionarios.

• Celeridad en el acceso a la información.

• Conservación y disposición de los documentos.

• Estandarización de procesos y documentos.

• Eliminación de la posibilidad de alteración documental.

• Respaldo de la información sobre medios seguros.

• Propiedad del know how o conocimiento de la empresa, sin depender de la entrega por parte del personal.

• Utilización óptima de los recursos de procesamiento, comunicaciones y almacenamiento.

• Modelamiento flexible de datos de acuerdo a las necesidades.

• Respaldo en caso de caso fortuito o fuerza mayor.

Servicios en Gestión Documental Electrónica

Si quiere conocer acerca de los servicios ofrecidos por Prodygytek en Gestión Documental Electrónica de clic en el siguiente vínculo.

A businessman is holding the document from inside computer's screen.